거래처 담당자랑 통화하다가 메일로 자료 좀 달라고 하면 꼭 나오는 말이 있어요. 아, 그건 대표메일로 보내주세요. 그런데 막상 대표메일 주소를 물어보면 어디는 info, 어디는 sales, 또 어디는 아예 개인 주소를 알려주더라고요. 중소 부품 유통회사 다니면서 겪어보니 기업메일 하나 제대로 정리된 곳이 생각보다 드물었어요.

제가 처음 입사했을 때만 해도 메일이 진짜 엉망이었어요. 영업팀은 네이버 메일, 구매팀은 다음 메일, 대표님은 아예 개인 지메일. 거래처에서 세금계산서나 발주서를 보내면 담당자가 휴가 간 사이에 메일함이 마비되는 일이 허다했죠. 급한 건은 카톡으로 다시 받고, 첨부파일은 또 어디로 갔는지 몰라서 서로 확인 전화만 몇 통씩. 그때 실감한 게, 메일 주소 하나가 회사 인상까지 좌우한다는 거예요.
무료메일
그래서 작년에 대기업메일표번호와 대표메일을메일주소만들기 묶어서 정리했어요회사메일. 반도체나 메모리 같은 전자부품을 다루는 곳이다 보니 해외 바이어나 국내 대기업 담당자들이 견적 문의를 넣는 창구가 필요했거든요. 대표번호 하나로 전화를 받고, 메일 문의는 별도 계정으로 모으니까 누가 담당자든 놓치는 일이 확 줄었어요. 특히 웹사이트에 문의 폼을 만들어두니 스팸은 걸러지고 필요한 내용만 쌓여서 확인하기 훨씬 편했습니다.

물론 단점도 있었어요. 메일 계정을 통합하면 관리자 권한을 가진 사람이 모든 내용을 볼 수 있다는 거. 영업팀에서는 자기들만의 소통 창구가 사라진다고 볼멘소리를 하기도 했죠. 결국 중요한 건 시스템이 아니라 규칙이더라고요. 제목에 품목 코드를 넣는다든지, 회신 기한을 명시한다든지 하는 사소한 약속이 메일함을 살리는 데 훨씬 도움이 됐습니다.

요즘은 거래처에서 전화 한 통 없이 메일만 보내도 어느 담당자에게 가야 할지 바로 알 수 있어요. 작은 회사일수록 기업메일 정리해두면 나중에 삽질할 일이 확 줄어듭니다. 혹시 아직도 개인 메일로 업무 보는 분이 있다면, 이번 주에라도 대표 주소 하나는 만들어두세요. 그거 하나로 잃어버린 첨부파일 찾느라 허비하는 오후가 사라집니다.