중소기업 다니면서 기업메일 계정을 직접 관리한 지 어느덧 3년이 넘었습니다. 처음엔 그냥 회사 도메인 붙은 아웃룩 쓰면 되는 거 아닌가 싶었는데, 막상 인원이 열 명을 넘어가니 요금제 비교부터 스팸 필터, 백업 정책까지 신경 쓸 게 한두 가지가 아니더군요. 첫해는 무료 플랜으로 버기업메일티다가 두 번째 해무료메일에 유료로 갈아탔고메일주소만들기, 그때 업체 세 회사메일곳을 비교하면서 견적을 직접 받아봤습니다.

가장 크게 느낀 건 계정당 단가보다 전체 구조였습니다. A사는 계정당 월 6천 원대였는데 50GB 저장공간에 스팸 차단이 기본으로 붙어 있었고, B사는 4천 원대로 저렴했지만 저장공간이 15GB뿐이라 첨부파일 많은 영업팀은 금방 꽉 찼습니다. C사는 계정당 9천 원이 넘었지만 보안 인증과 감사 로그가 포함돼 있었죠. 20명 기준으로 계산해보니 연간 18만 원 넘게 차이가 났습니다. 싸다고 아무 데나 골랐으면 반년 만에 다시 이사했을 거예요.

메일 서버 이전도 생각보다 손이 많이 갑니다. 기존 메일함을 IMAP으로 통째로 옮기는데 20명치 데이터가 200GB 정도였고, 주말 이틀 꼬박 걸렸습니다. DNS 레코드 바꾸고 SPF, DKIM 설정 다시 잡는 것도 하루 날 잡아야 했고요. 이 과정에서 예전에 받은 메일 몇 통이 날짜가 뒤섞여 들어오는 걸 보고 백업의 중요성을 다시 실감했습니다. 지금은 매주 자동 백업 돌리고, 분기마다 한 번씩 복원 테스트까지 합니다.

요즘은 반도체나 전자부품 쪽 거래처랑 메일 주고받을 일이 많은데, 첨부파일 용량 제한이 25MB인 곳과 50MB인 곳 차이가 체감상 큽니다. 데이터시트나 견적서 PDF가 30MB를 넘는 경우가 종종 있어서, 25MB 제한 걸린 계정에서는 링크 공유로 우회하느라 시간을 꽤 뺏기더군요. 그래서 지금은 첨부 용량과 스팸 필터 정확도, 이 두 가지를 업체 선정의 최우선 기준으로 삼고 있습니다. 다른 건 돈으로 메꿀 수 있는데 이 두 개는 매일 쓰는 거라 스트레스가 다릅니다.

결국 지금 쓰는 조합은 계정당 월 7천 원대에 50GB, 첨부 50MB 제한, 그리고 관리자 콘솔에서 계정별 권한을 세분화할 수 있는 곳입니다. 3년간 세 번 갈아탄 셈인데, 처음부터 이 기준을 알고 있었으면 시행착오 비용으로 쓴 두어 달을 아꼈겠죠. 기업메일 고를 때 견적서만 비교하지 말고 실제로 첨부파일 하나 보내보고 스팸함에 뭐가 쌓이는지 일주일만 지켜보면 답이 나옵니다.