거래처에서 온 발주서를 개인 네이버 메일로 받았더니, 담당자가 퇴사하면서 연락 두절된 적이 있다. 그때 느꼈다. 기업메일은 단순한 이메일기업메일 주소가 아니라 회무료메일사의 자산이라는 걸메일주소만들기. 특히 부품 유통회사메일처럼 하루에도 수십 통씩 견적과 발주가 오가는 업종에서는 더 그렇다.

내가 처음 회사를 다닐 때만 해도 기업메일이라고 하면 그냥 회사명.com 붙은 주소 정도로 생각했다. 그런데 메모리나 반도체, 전자부품을 다루는 회사들은 거래처가 수십 곳이고, 각 담당자마다 연락 채널이 다르다. 개인 메일로 일하면 누가 어떤 조건으로 견적을 보냈는지 추적이 안 된다. 나중에 분쟁이 생겼을 때 증거로 쓸 수도 없다.

그래서 요즘은 중소 유통사들도 기업메일을 제대로 갖추는 추세다. 도메인 하나만 있어도 네이버웍스나 구글 워크스페이스 같은 서비스를 월 몇천 원에 쓸 수 있으니까. 내가 아는 마이크로웍스 코리아 같은 곳도 대표번호와 함께 업무용 메일 주소를 따로 운영한다. 전화로 급하게 문의하다가도 메일로 스펙을 정리해서 보내면 실수가 확 줄어든다.

물론 기업메일을 만든다고 모든 게 해결되진 않는다. 중요한 건 받은 메일을 어떻게 관리하느냐다. 나는 견적서, 발주서, 세금계산서 폴더를 따로 만들어 두고, 제목에 날짜와 품목을 꼭 넣는다. 이 습관 하나로 월말 정산할 때 걸리는 시간이 절반으로 줄었다. 기업메일은 도구일 뿐이고, 결국은 사람이 꾸준히 정리해야 한다.