작년 가을에 200명 규모 회사 체육대회를 준비하면서 초등학교운동회업체업체를 네 곳이나 기업체육대회만났어요. 처음엔 체육대회업체다 비슷해 보이더라회사체육대회고요. 견적서도 얼명랑운동회업체추 비슷하고, 프로그램 목록도 비슷하고. 그런데 막상 미팅을 해보면 말하는 결이 확 다르더군요.

가장 먼저 확인한 건 우리 회사 상황을 먼저 묻는가였어요. 어떤 업체는 대표 프로그램부터 줄줄이 설명했고, 어떤 업체는 참가자 연령대와 남녀 비율, 평소 친목 분위기부터 물었어요. 후자가 훨씬 믿음이 갔습니다. 똑같은 프로그램도 직원들이 서로 얼마나 아는 사이인지에 따라 진행 방식이 달라져야 하니까요.

두 번째는 진행 인력이 몇 명 붙는지, 사회자가 전문인지였어요. 200명이면 최소 56명은 있어야 조가 흩어져도 통제가 됩니다. 실제로 인력 부족한 업체는 한 조가 시작을 못 하고 멍하니 서 있는 장면이 나와요. 견적서에 인력 수를 꼭 적어달라고 하세요. 이게 은근히 가격 차이를 만드는 부분입니다.

장비와 날씨 대비도 물어보세요. 야외 체육대회는 비만 와도 난리가 나거든요. 우천 시 실내 전환이 가능한지, 음향 장비가 자체 보유인지 아니면 임대인지에 따라 당일 사고가 갈립니다. 저희는 음향 담당이 임대업체에서 늦게 와서 개회식이 20분 밀린 적이 있어요. 그 뒤로는 장비 보유 여부를 꼭 확인합니다.

마지막은 진행 후 정산 방식이에요. 계약서에 없는 추가 비용이 당일 튀어나오는 경우가 꼭 있어요. 렌탈비, 식대, 진행 인력 초과 수당 같은 항목을 미리 문서로 확정해 두면 마음이 편합니다. 가격만 보고 고르면 당일 스트레스로 돌아온다는 걸 여러 번 겪었네요.