작년에 회사에서 200명짜리 체육대회를 처음 맡았어요. 예산도 예산이지만 직원들이 진짜 즐길 수 있을까 하는 부담이 컸죠. 업체 세 곳을 비교했고, 그중 한 곳과 일을 했는데 결과는 반반이었습니다. 그래서 두 번째 행사 때는 기준을 확실히 세웠고, 그때 알게 된 것들을 정리해볼게요.

첫째, 프로그램을 먼저 자랑하는 업체는 일단 의심했습니다. 상담할 때 우리 회사 규모나 연령대, 평소 분위기를 묻지 않고 바로 저희는 이런 프로그램이 유명합니다부터 꺼내는 곳이 있었어요. 반면에 괜찮았던 업체는 첫 통화에서 직원 수, 남녀 비율, 운동을 싫어하는 사람이 얼마나 되는지부터 물었습니다. 이런 곳은 프로그램도 현장에 맞게 바꿔줬고요.

둘째, 진행 인력이 몇 명인지 구체적으로 물어보세요. 200명 기준으로 최소 5명은 있어야 한다고 하더라고요. 실초등학교운동회업체제로 첫 행사 때 체육대회업체업체에서 진행자 2회사체육대회명만 보내서 초반에기업체육대회 줄 세우는 것부터명랑운동회업체 엉망이었어요. 두 번째 업체는 6명이 왔고, 조 편성부터 경기 진행, 안전 관리까지 확실히 나뉘어 있었습니다.

셋째, 장비와 음향 상태를 확인해야 해요. 어떤 업체는 대여 장비가 낡아서 마이크가 자꾸 끊겼고, 확성기도 배터리가 금방 닳았어요. 두 번째 업체는 음향 기사까지 따로 와서 현장에서 계속 체크해줬습니다. 가격 차이가 150만 원 정도 났는데, 그 돈이 아깝지 않더라고요.

넷째, 계약서에 취소나 우천 시 대책이 명시되어 있는지 보세요. 저희는 야외에서 했는데, 혹시 비가 오면 어떻게 되는지 물었더니 어떤 업체는 그때 가서 상의하죠라고 했어요. 이런 곳은 걸러야 합니다. 두 번째 업체는 실내 대체안과 취소 수수료 규정을 문서로 줬고요.

마지막으로, 후기를 볼 때는 행사 규모를 꼭 확인하세요. 50명 행사 후기가 좋아도 200명에서는 전혀 다를 수 있어요. 저는 업체에 직접 물어봤어요. 최근에 저희와 비슷한 규모로 진행한 사례가 있나요? 그때 구체적인 사례를 말하는 업체가 믿을 만했습니다. 결국 두 번째 행사는 직원들 반응이 훨씬 좋았고, 올해도 같은 업체에 맡길 생각이에요. 업체 선정에 시간을 좀 더 쓰는 게 행사 당일 스트레스를 줄이는 길입니다.