가을 체육대회 시즌이 다가오면 업체 검색부터 시작하게 됩니다. 작년에 200명 규모로 행사를 준비하면서 업체 네 곳에서 견적을 받아봤는데, 같은 조건인데도 금액 차이가 400만원 가까이 났습니다. 처음엔 프로그램 구성이 달라서 그런가 싶었는데, 뜯어보니 제공 범위 자체가 업체마다 완전히 달랐습니다.

가장 저렴했던 곳은 진행 도구와 사회자만 보내주는 구조였습니다. 운동장 대관, 음향, 현수막, 식수, 상품은 전부 저희가 알아서 해야 했습니다. 반대로 비쌌던 업체는 기획안부터 동원 인력, 설치와 철수, 안전요원까지 묶어서 견적을 냈습니다. 숫자만 보면 후자가 두 배 가까이 비싼데, 실제로 저희가 따로 발주해야 할 항목을 더하면 차이는 100만원 안쪽으로 줄었습니다. 견적서를 받을 때 이 금액에 포함되지 않는 항목을 반드시 확인해야 하는 이유입니다.

프로그램도 이름만 같고 내용은 달랐습니다. 어떤 업체는 단체 줄다리기, 이어달리기 같은 정석 종목 위주로 짜주고, 어떤 곳은 최근 유행하는 소규모 미션 게임이나 릴레이 퀴즈를 섞어줍니다. 저희 팀은 3040대 비중이 높아서 몸을 많이 쓰는 종목은 반응이 갈렸습니다. 사전에 참가자 연령대와 인원 구성을 알려주면 프로그램을 조정해주는 곳이 좋습니다. 이 부분을 물어보면 업체의 경험이 대충 드러납니다.

사회자 섭외는 따로 봐야 합니다. 업체 소속 진행자가 오는 경우와 전문 MC를 별도로 부르는 경우가 있는데, 후자는 보통 50만원에서 100만원 사이 추가됩니다. 다만 현장 분위기를 좌우하는 건 결국 진행자라서, 이 비용은 아끼지 않는 편이 좋습니다. 저희는 첫해에 아낀다고 소속 진행자로 진행했는데, 대기 시간이 길어지고 순서가 꼬여서 전체 일정이 40분가량 밀렸습니다.

업체를 고를 때는 사진보다 영상을 보세요. 편집된 스틸 사진은 어느 업체나 비슷하게 체육대회업체보이지만, 현장 영회사체육대회상에는 진행 속도와초등학교운동회업체 참가자 반응, 음기업체육대회향 상태가 그대로 명랑운동회업체담깁니다. 그리고 계약 전에 취소 규정과 우천 시 대안을 문서로 받아두면 좋습니다. 가을 행사는 날씨 변수가 커서 이 조항 하나로 몇백만원이 걸리기도 합니다.